Esporre ad una fiera: Checklist per il controllo del bilancio

Avete bisogno di un budget preciso per assicurarvi che la prossima mostra sia un successo come deve essere.

Mentre ci sono alcuni elementi di cui si sa benissimo è necessario pagare, ne possono esistere molti altri che sono facilmente trascurati e dimenticati.

Il seguente elenco vi aiuterà a definire il vostro prossimo bilancio per esporre ad una fiera di settore.

Acquisto dello Spazio Espositivo

Naturalmente si dovrà pagare una tassa per lo spazio che si andrà ad utilizzare in fiera e su cui verrà installato l’allestimento fieristico. La maggior parte degli eventi offrono una varietà di dimensioni per gli spazi, con aree più piccole disponibili ad un costo inferiore.

La tariffa cambia anche in base alla zona.

Una posizione privilegiata può costare di più, ma può mettere maggiormente in evidenza lo stand della vostra azienda e raggiungere un pubblico più ampio.

Tenete presente che se si frequentano fiere gestite dagli stessi organizzatori, può valere la pena di prenotare tutti gli spazi in anticipo: questo potrebbe far risparmiare denaro ed ottenere una posizione migliore.

Grafica dello stand

 Seguire queste semplici regole quando fate realizzare la grafica di tutto l’allestimento fieristico.

Mantenetelo semplice, il vostro pubblico si deve concentrare su un singolo messaggio che deve essere compreso entro un massimo di 3 secondi.

Non sovraccaricare lo stand con un sacco di testo e grafica.

Display e arredamento

Alcune aziende acquistano mobili e schermi multimediali da installare nello stand, mentre altri gli affittano dagli allestitori fieristici insieme alla struttura dello stand. Se si è scelto di acquistare in modo indipendente le strutture e le attrezzature, vanno tenuti sempre in considerazione i costi per il trasporto. Il noleggio di soluzioni preconfezionate sono una buona opzione a meno che non si stia cercando di ottenere un disegno particolare.

Elettricità

Se si prevede di utilizzare elettrodomestici, attrezzature o dispositivi elettronici, avrete bisogno di energia elettrica. Alcuni organizzatori possono includerla nel prezzo dello spazio espositivo, mentre altri aggiungono un ulteriore costo in base al consumo. Assicuratevi di conoscere quanta potenza viene consumata da tutti gli apparecchi che installate nello stand per capire il reale costo.

Noleggio di articoli e attrezzature aggiuntive

Potrebbe essere necessario avere a disposizione attrezzature supplementari o altri elementi di cui non si è in possesso, come ad esempio computer o moquette.

Parlate con l’organizzatore dell’evento per scoprire ciò che è disponibile e quanto costerà per tutta la durata della manifestazione.

Accesso ad Internet

L’accesso a Internet è un must per molte aziende, in particolare quelle del settore tech, assicuratevi di sapere quanto costerà accedere alla connessione dell’evento.

 Alloggi durante l’evento

Se si partecipa ad un evento fuori sede dove non si ha la possibilità di rientrare a casa ogni giorno, sono da considerare tutti i costi di soggiorno per il personale che sarà presente durante la fiera.

 Spese di viaggio e Cibo

Creare un preventivo per il vostro mezzo di trasporto preferito dove includere includere il carburante e/o i biglietti aeree o del treno.

Ci sono buone probabilità che l’evento non fornirà tre pasti al giorno per voi e il vostro personale.

Per questo è bene assicurarsi di avere un piano economico anche per questo, l’approccio più semplice è quello di andare a mangiare nei ristoranti e nelle trattorie locali.

Marketing Pre Evento

Non aspettatevi che l’organizzatore fieristico faccia marketing per voi.

Invitare i vostri clienti a venirvi a trovare presso lo stand durante l’evento è il minimo che si possa fare per sviluppare una campagna di pre evento.

Fatelo anche per i potenziali clienti con la promessa di avere un’accoglienza specifica con eventuali omaggi o soluzioni pensate esclusivamente per loro da cogliere durante l’evento.

Abbigliamento per l’evento

Se non si dispone di qualcosa di appropriato da indossare, potrebbe essere necessario acquistare l’abbigliamento per l’evento.

Alcune aziende ordinano capi di abbigliamento o accessori blasonati con il loro logo in modo che il personale abbia un aspetto più professionale e siano facilmente riconoscibili.

Con questa checklist di cose da fare prima di arrivare all’evento fieristico si riesce ad equilibrare e calibrare il proprio bilancio economico per non sforare il budget prestabilito.